Beschlussvorlage - 2021/608

Die Digitalisierungsmaßnahmen werden zur Kenntnis genommen und dem Mittelübertrag wird zugestimmt

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale digital anzubieten.

Im Zuge dessen ist die Verwaltung gefordert, die Digitalisierung voranzutreiben und analoge Verwaltungsabläufe in digitale Prozesse zu wandeln.

Momentan erfolgen Umstrukturierungsmaßnahmen innerhalb der Verwaltung, zu denen es jetzt der beste Zeitpunkt wäre, das physikalische Aktenarchiv in Form von Aktenschränken und Hängeregistern aufzulösen und in digitaler Form zur Verfügung zu stellen.

Neben der Kosteneinsparung für Lagerräume der Akten werden bei zentraler, digitaler Aufbewahrung der Akten auf unserem gemeinsamen Speicher die Daten schneller gefunden und genutzt und ein langwieriges Suchen der Akten in Archiven oder anderen Abteilungen würde für den Mitarbeiter entfallen.

Sobald die Dokumente in elektronischer Form zur Verfügung stehen, sind diese auch gleichzeitig in weiteren Prozessen, wie z. Bsp. in einem Dokumentenmanagement nutzbar.

Es wurden 3 Angebote für Scandienstleistungen von verschiedenen Firmen eingeholt. Hier war die Firma Regler mit einem Angebot über 2.000 Euro bei 40 Akten (mit 400 Blatt pro Ordner und einem Leerseitenanteil von 37% und bei einem 0,25%-Anteil von Bildern und einem Anteil von 0,5 Großformat-Plänen pro Ordner) und 200 Großformat-Scans von DIN-A0 inklusive Abholung und Vernichtung der Akten nach DSGVO am billigsten. Die anderen Firmen folgten mit 2.213 Euro (Fa. Archivwerk) und 2.271,40 Euro (Firma MeinArchiv24).

Somit könnte bei einem positiven Beschlussvorschlag schon dieses Jahr im Oktober mit der Digitalisierungsoffensive bei der Stadtverwaltung begonnen werden und ein Großteil der Bauakten und Hängeregister im Bauamt könnte bereits zum nächsten Jahr digital zur Verfügung stehen.

Der im Haushaltsplan 2021 eingesetzte Betrag von 700.000 € bei der Kostenstelle ÖPNV (54700100/531300), hat sich im Laufe des Haushaltsjahres als mehr als ausreichend dargestellt.

Bei der Haushaltsplanung ist man von zum Teil höheren Refinanzierungsbeträgen ausgegangen. Mit zusätzlichen Ausgaben oder von der Erhöhung der Refinanzierungsbeträge ist im laufenden Haushaltsjahr nicht auszugehen. Die Auftragsvergabe für die Digitalisierung des Aktenbestandes kann daher, bei positiver Beschlusslage, bis zu einem Auftragswert von 100.000 € erfolgen.

Da keine gegenseitige Deckungsfähigkeit der Haushaltsmittel Kraft Gesetz oder durch die Haushaltsvermerke besteht, ist über die beschriebene Mittelverwendung zu beschließen.