Beschlussvorlage - 2023/538
Grunddaten
- Betreff:
-
Vergabe einer digitalen Hallenbuchungs Software
- Status:
- öffentlich (Vorlage freigegeben)
- Vorlageart:
- Beschlussvorlage
- Federführend:
- Fachbereich V
Beratungsfolge
| Status | Datum | Gremium | Beschluss | NA |
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Erledigt
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Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und allgemeine Angelegenheiten
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Vorberatung
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Erledigt
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Stadtrat
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Entscheidung
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07.12.2023
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Beschlussvorschlag
Es wird über die Vergabe des Auftrags zur Anschaffung einer Hallenbuchungs-Software an die Firma Locaboo GmbH beschlossen.
Sachverhalt
Im Rahmen der Sitzung vom 08.12.2022 wurde der Stadtrat informiert, dass zur Anschaffung einer Hallenbuchungs-Software sowie zur Vergabe der Hallenkontrollfahrten durch ein Sicherheitsunternehmen ein Budget in Höhe von 5.000,- Euro pro Jahr eingeplant werden.
Das neue Programm sollte eine benutzerfreundliche Buchungsplattform zur Verfügung stellen, die eine transparente Übersicht der Belegzeiten aller städtischen Sporthallen ermöglicht und gleichzeitig Arbeitsabläufe automatisiert und den Kommunikationsaufwand vereinfacht.
Es liegen drei Angebote von folgenden Software-Anbietern vor:
- Locaboo GmbH
- Venzule GmbH
- OMOC.interactive
Alle Buchungssysteme der drei Software-Anbieter bieten bestimmte Standardfunktionen an. Dazu gehören Objekt- und Kundenverwaltung, digitale Buchungsanfragen, Kommunikation und Auswertung.
Es wird eine Empfehlung für den Anbieter Locaboo GmbH aus folgenden Gründen ausgesprochen:
1. Das Unternehmen hat sich auf den öffentlichen Sektor spezialisiert und wird bei uns in der Umgebung bereits von der Stadt St. Ingbert und den Gemeinden Tholey und Namborn angewendet.
2. Generieren von Verträgen aus der Buchung und die Möglichkeit, digital zu unterschreiben.
3. Automatisierte Rechnungserstellung und Versand.
4. Die Software besitzt zahlreiche Ergänzungs- und Anpassungsmöglichkeiten, sowie Schnittstellen zu weiterführenden Systemen wie z. B. Datev, API (inkl. Secure Key) usw.
5. Ein Vertragsmanager, mit Vertragsvorlagen, Onlineverträge, Vertragshistorie & Upload von Zusatzdokumenten.
6. Persönlicher Ansprechpartner im Inland.
Die Kosten für das Buchungssystem von der Locaboo GmbH belaufen sich mit den zusätzlich buchbaren Funktionen auf insgesamt 3.527,16 €. Die Kosten für die empfohlene Software sind im Vergleich zu den anderen beiden Anbietern höher, allerdings stehen zusätzliche, hilfreiche Funktionen zur Verfügung, die den Preis rechtfertigen.
Finanz. Auswirkung
Das Budget ist im Haushalt 2023 berücksichtigt.