Beschlussvorlage - 2024/587

Es wird beschlossen, zum nächstmöglichen Zeitpunkt, das historische Archivgut der Stadt Sulzbach/Saar, zur Erschließung und zur weiteren Zugänglichkeit für die Öffentlichkeit, der Stadt St. Ingbert anzubieten. Die Verwaltung wird mit den Vorbereitungen sowie dem Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung beauftragt.

Die Stadt Sulzbach trägt ihren gesetzlichen Pflichten aus dem Landesarchivgesetz (SArchG) sowie ihrer geschichtlichen Verantwortung für die Sicherung archivwürdiger Unterlagen, durch den Betrieb des eigenen Kommunalarchivs, ausreichend Rechnung. Durch das altersbedingte Ausscheiden der langjährigen Archivarin der Stadt Sulzbach, zum 01.01.2024, gilt es nun aber für die Verwaltung zu prüfen, wie die Aufgaben des Archivs zukünftig fachgerecht wahrgenommen werden können.

Bereits im Oktober 2023 fand zu diesem Thema ein gemeinsames Gespräch mit der Leitung des saarländischen Landesarchivs statt. Gem. § 7 Abs. 3 (SArchG) kann das Landesarchiv nämlich aufgrund von Vereinbarungen das Archivgut, u.a. der Kommunen, archivieren. Aktuell ist das Landesarchiv allerdings vollständig ausgelastet und sieht sich daher nicht in der Lage, Archivgüter einzelner Kommunen aufzunehmen. Die Empfehlung des stellv. Leiters des Landesarchivs, Herr Dr. Schnur, lautete daher, die Archivgüter des Personenstandswesens (Personenstandsregister, Sammelakten zu Eheschließungen etc.) und die älteren Meldedaten (Meldekartei) weiterhin vor Ort zu belassen. Diese Archivunterlagen können von den Fachabteilungen der Verwaltung, wie Standesamt bzw. Meldeamt weiterhin gewissenhaft bearbeitet werden.

Nach Ende der Aufbewahrungsfristen in den Fachabteilungen, sind die archivwürdigen Unterlagen aus der Verwaltung dem Archiv zuzuführen. Das Archivgut aus diesen Bereichen kann vor Ort erhalten werden und Auskünfte für die Öffentlichkeit (z.B. Familienforscher, Heimatforscher, Presse etc.) können durch die Kommune weiterhin bearbeitet werden. Es bedarf jedoch einer räumlichen Trennung von Standesamt bzw. Meldeamt und dem Archiv, was aber gegeben ist.

Hinsichtlich der historischen Archivgüter (u.a. Wirtschaftsgeschichte, Unterlagen zur Fam. Vopelius, Bilder der Kommune, Ortschroniken, Literatur, Vereinsregister etc.), empfiehlt das Landesarchiv die Aufbewahrung und Pflege in besonderen Räumlichkeiten und durch Fachpersonal. Die Einstellung und Finanzierung von Fachpersonal für das Kommunalarchiv durch die Stadt Sulzbach, ist aufgrund des geringen Archivbestandes vor Ort sowie fehlender geeigneter Räumlichkeiten für solche Archivgüter, keine denkbare Option.

Stattdessen hat die Stadt St. Ingbert angeboten, historische Archivgüter der Stadt Sulzbach zu übernehmen. Demnach sind sowohl die notwendigen Aufbewahrungsmöglichkeiten als auch das Fachpersonal beim Stadtarchiv in St. Ingbert vorhanden. Ausgenommen von einer Übernahme wären das Personenstandswesen und die älteren Meldedaten aus dem Archiv.

Folgendes Angebot wurde von St. Ingbert unterbreitet:

1. Das Stadtarchiv St. Ingbert übernimmt auf der Basis interkommunaler Zusammenarbeit das Stadtarchiv Sulzbach, mit Ausnahme des Personenstandswesens. Das würde bedeuten, dass eine jährliche Anbietung von Sulzbacher Akten stattfinden würde. Dies wäre allerding nur zu schaffen, wenn damit dauerhaft die Einrichtung einer halben Personalstelle im Stadtarchiv St. Ingbert verbunden wäre, die durch Sulzbach finanziert würde.
2. Das Stadtarchiv St. Ingbert übernimmt einmalig das historische Archiv der Stadt Sulzbach, mit Ausnahme des Personenstandswesens. Der Umfang beträgt ca. 30 laufende Meter. Der Bestand müsste erschlossen werden und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Hierzu wäre eine befristete Stelle (ca. 3 Jahre) auf Minijobbasis notwendig.
3. Das Stadtarchiv St. Ingbert übernimmt die für die Wirtschaftsgeschichte bedeutenden Bestände des Sulzbacher Archivs und gliedert diese unserem Wirtschaftsarchiv ein. Da es sich hier um einen begrenzten Bestand handelt, würden für die Stadt Sulzbach hier keine Kosten anfallen.

Aus Sicht der Verwaltung stellt die Option 2 die geeignetste Variante dar, um den kompletten Bestand der historischen Archivgüter der Stadt Sulzbach auch für die Zukunft sachgemäß aufzubewahren, fachkundig zu pflegen und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Die Kosten belaufen sich auf ca. 500,- bis höchstens 600,- Euro pro Monat, für die Dauer von längstens drei Jahren.

Die einmalige Erschließung des Bestandes und die Digitalisierung, mit zugehöriger Finanzierung über die Dauer von ca. 3 Jahren, erscheinen nach hiesiger Auffassung für diesen Aufwand angemessen kalkuliert. Nach Ablauf dieser drei Jahre ist davon auszugehen, dass nur geringfügig mit neuem historischen Archivgut zu rechnen ist, was zu keinen weiteren Kosten mehr führen würde. Auch die Beantwortung von Anfragen zu diesem Bestand durch das Stadtarchiv in St. Ingbert führt zu keinen weiteren Kosten.

Es bedarf bei dieser Variante der Vorbereitung und des Abschlusses einer entsprechenden Vereinbarung zwischen der Stadt Sulzbach/Saar und der Stadt St. Ingbert.

Nach Prüfung aller Varianten, empfiehlt die Verwaltung, die Übernahme des gesamten historischen Archivgutes der Stadt Sulzbach/Saar durch die Stadt St. Ingbert, um einmalig eine Erschließung vorzunehmen, die fachgerechte Aufbewahrung und Pflege zu garantieren und die Zugänglichkeit für die Öffentlichkeit weiterhin in vollem Umfange zu wahren.

Ab dem Zeitpunkt der Übergabe des Archivgutes wäre mit finanziellen Mehrausgaben von ca. 7.000,- Euro jährlich für drei Jahre zu rechnen. Für das Jahr 2024 stehen die Mittel über KKK 11090200/5299000 zur Verfügung. In den Folgehaushalten wären die notwendigen Mittel entsprechend zu berücksichtigen und einzuplanen.